प्रभावी Sprint Retrospective Meeting कैसे चलाएं?

एक प्रभावी टीम Retrospective चलाने के लिए फैंसी फॉर्मेट या गतिविधियों की आवश्यकता नहीं है; इसे टीम को सुधारने में मदद करनी चाहिए।

यहां बताया गया है कि हम इंजीनियरिंग मैनेजर्स के रूप में निरंतर सुधार और जुड़ाव सुनिश्चित करने के लिए Retrospectives कैसे चलाते हैं।

Retrospectives का उद्देश्य

Retrospectives क्यों मायने रखते हैं

Retrospective का मुख्य लक्ष्य सुधार है।

यह टीम के सदस्यों को नए विचारों को पेश करने और समस्याओं की पहचान करने की अनुमति देता है, जो निरंतर सुधार की संस्कृति को बढ़ावा देता है।

इस फोकस के बिना, Retrospectives अनुत्पादक और निराशाजनक बन सकते हैं।

सामान्य गलतियां

कई टीमें Retrospectives इसलिए करती हैं क्योंकि वे Scrum का पालन करती हैं, बिना वास्तविक मूल्य को समझे।

एक सामान्य परिदृश्य में उत्साही प्रारंभिक बैठकें शामिल होती हैं जो कार्रवाई योग्य परिवर्तनों में परिणत नहीं होती हैं, जिससे समय के साथ निराशा और उदासीनता होती है।

सफल Retrospective की कुंजियां

हमेशा सुधार करें

सुनिश्चित करें कि हर महीने कम से कम एक सुधार लागू हो, चाहे कितना भी छोटा हो।

यह स्थिरता गति बनाती है और टीम को प्रेरित रखती है।

यथार्थवादी रहें

सीमाओं को स्वीकार करें और ऐसे वादे करने से बचें जो पूरे नहीं किए जा सकते।

विश्वास और विश्वसनीयता बनाए रखने के लिए प्राप्त करने योग्य परिवर्तनों पर ध्यान केंद्रित करें।

सभी भाग लें

किसी एक व्यक्ति पर अधिक भार डालने से बचने के लिए टीम के बीच एक्शन आइटम वितरित करें।

यह सामूहिक जिम्मेदारी और जुड़ाव को प्रोत्साहित करता है।

Retrospective की तैयारी

आवृत्ति

हम महीने में एक बार Retrospectives आयोजित करने की सलाह देते हैं।

यह आवृत्ति हाल के मुद्दों को संबोधित करने की आवश्यकता और सार्थक सुधार दिखाने की क्षमता के बीच संतुलन बनाती है।

समय और अवधि

किसी चक्र के अंत में, जैसे महीने या Sprint के अंत में Retrospectives शेड्यूल करें।

90 मिनट का सत्र एक अच्छा शुरुआती बिंदु है, जिसमें टीम के आकार और जुड़ाव के आधार पर समायोजन किया जा सकता है।

उपकरण

नोट लेने और सहयोग के लिए डिजिटल उपकरणों का उपयोग करें।

हम GoRetro जैसे उपकरणों की सलाह देते हैं, जो प्रभावी विचार संगठन और एक्शन आइटम ट्रैकिंग की अनुमति देते हैं।

Retro फॉर्मेट

हम तीन कॉलम वाले एक सरल फॉर्मेट का उपयोग करते हैं: "अच्छा रहा," "सुधार करना है," और "एक्शन आइटम।"

यह सीधा दृष्टिकोण स्पष्टता और फोकस सुनिश्चित करता है।

Retrospective का संचालन

एजेंडा अवलोकन

1. पिछले एक्शन आइटम की समीक्षा (15 मिनट)
2. विचार लिखें (20 मिनट)
3. कार्ड पर चर्चा करें और वोट करें (20 मिनट)
4. समाधान खोजें और एक्शन आइटम बनाएं (20 मिनट)
5. फोकस करने के लिए आइटम चुनें (15 मिनट)

विस्तृत चरण

पिछले एक्शन आइटम की समीक्षा

प्रगति दिखाने और मीटिंग के लिए सही टोन सेट करने के लिए पिछले एक्शन आइटम की समीक्षा से शुरू करें।

विचार लिखें

टीम के सदस्यों को "अच्छा रहा" और "सुधार करना है" कॉलम भरने दें।

इसमें आमतौर पर लगभग 10 मिनट लगते हैं।

कार्ड पर चर्चा करें और वोट करें

मुद्दों को समझने और डुप्लीकेट को मर्ज करने के लिए कार्ड पर चर्चा करने में 15 मिनट बिताएं।

इसके बाद आइटम को प्राथमिकता देने के लिए त्वरित वोटिंग सत्र करें।

समाधान खोजें और एक्शन आइटम बनाएं

सबसे अधिक वोट प्राप्त आइटम पर चर्चा करें और समाधान पर विचार-मंथन करें।

पहचानी गई समस्याओं को संबोधित करने के लिए कार्रवाई योग्य आइटम बनाएं, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे यथार्थवादी और प्राप्त करने योग्य हैं।

फोकस करने के लिए आइटम चुनें

टीम के सदस्यों को एक्शन आइटम असाइन करें, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी के पास प्रबंधनीय कार्यभार हो।

अन-असाइन्ड आइटम को भविष्य के विचारों के रूप में रखा जा सकता है।

मीटिंग के बाद फॉलो-अप

नोट्स व्यवस्थित करें और प्रगति ट्रैक करें

मीटिंग के तुरंत बाद, आसान पहुंच और ट्रैकिंग के लिए नोट्स और एक्शन आइटम व्यवस्थित करें।

जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए नियमित रूप से प्रगति की जांच करें।

निरंतर सुधार सुनिश्चित करना

यह सुनिश्चित करने के लिए समय-समय पर एक्शन आइटम पर फिर से जाएं कि उन्हें संबोधित किया जा रहा है।

गति बनाए रखने और Retrospectives के मूल्य को प्रदर्शित करने के लिए यह फॉलो-अप महत्वपूर्ण है।

केस स्टडी: 5 सदस्यीय विकास टीम के लिए Agile Retrospectives को बेहतर बनाना

परिचय

यह केस स्टडी एक प्रौद्योगिकी कंपनी के भीतर पांच सदस्यीय सॉफ्टवेयर विकास टीम की यात्रा का पता लगाती है जो बेहतर Retrospective मीटिंग के माध्यम से अपने दो सप्ताह के Sprint चक्रों को अनुकूलित करना चाहती थी।

सर्वोत्तम प्रथाओं से प्रेरणा लेते हुए, टीम ने निरंतर सुधार की संस्कृति को बढ़ावा देने और प्रारंभिक उत्पादकता चुनौतियों को संबोधित करने के लिए Retrospectives के प्रति अपने दृष्टिकोण को पुनर्जीवित करने की कोशिश की।

Sprint शेड्यूल और Retrospective फ्रेमवर्क

• Sprint अवधि: दो सप्ताह
• मीटिंग्स: Sprint Planning, Daily Standups, Sprint Review, और Sprint Retrospective
• Retrospective आवृत्ति: मासिक, 90 मिनट की अवधि

प्रारंभिक Retrospective चुनौतियां

परिदृश्य

शुरू में, टीम को अपनी Retrospective मीटिंग से जुड़ाव और कार्रवाई योग्य परिणामों के साथ चुनौतियों का सामना करना पड़ा, अक्सर स्पष्ट सुधारों के बिना इन सत्रों को छोड़ना पड़ा।

सामान्य गलतियां

• अंतर्दृष्टि के बिना दिनचर्या: शुरू में, Retrospectives सुधार के मूल्यवान अवसर के बजाय प्रक्रियात्मक आवश्यकता के रूप में आयोजित किए जाते थे।
• कार्रवाई योग्य परिणामों की कमी: शुरुआती सत्रों में फॉलो-थ्रू की कमी थी, जिसके कारण धीरे-धीरे उदासीनता हुई।

Retrospectives के लिए संशोधित दृष्टिकोण

सफल Retrospective की कुंजियां

• हमेशा सुधार करें: टीम ने प्रत्येक Retrospective के बाद आकार की परवाह किए बिना कम से कम एक कार्रवाई योग्य परिवर्तन लागू करने के लिए प्रतिबद्धता जताई।
• यथार्थवादी रहें: विश्वसनीयता बनाए रखने के लिए फोकस को प्राप्त करने योग्य, छोटे पैमाने के सुधारों पर स्थानांतरित किया गया।
• सभी भाग लें: जिम्मेदारियों का वितरण सुनिश्चित किया कि कोई भी टीम सदस्य अधिक भार महसूस न करे, सामूहिक जुड़ाव को बढ़ाते हुए।

संरचित Retrospective का कार्यान्वयन

Retrospective की तैयारी

• उपकरण: प्रभावी सहयोग के लिए EasyRetro (opens in a new tab) जैसे डिजिटल उपकरणों का परिचय।
• Retro फॉर्मेट: स्पष्टता बनाए रखने के लिए एक सरल, तीन-कॉलम फॉर्मेट ("अच्छा रहा," "सुधार करना है," "एक्शन आइटम") को अपनाना।

Retrospective का संचालन

• पिछले एक्शन आइटम की समीक्षा (15 मिनट): सकारात्मक टोन सेट करने के लिए पहले से निर्धारित लक्ष्यों पर प्रगति का आकलन।
• विचार लिखें (20 मिनट): टीम के सदस्य Sprint पर विचार करते हुए कॉलम भरते हैं।
• कार्ड पर चर्चा करें और वोट करें (20 मिनट): मुद्दों पर चर्चा करें, समान बिंदुओं को मर्ज करें, और वोटिंग के माध्यम से प्राथमिकता दें।
• समाधान खोजें और एक्शन आइटम बनाएं (20 मिनट): व्यावहारिक समाधानों पर विचार-मंथन करें और कार्रवाई योग्य कार्य असाइन करें।
• फोकस करने के लिए आइटम चुनें (15 मिनट): कार्य सौंपें, समान वितरण और प्रबंधनीयता सुनिश्चित करते हुए।

परिणाम और निरंतर सुधार

संशोधित दृष्टिकोण के बाद, टीम ने बेहतर जुड़ाव और उत्पादकता देखी। प्रत्येक सदस्य ने Retrospective के परिणामों के लिए अधिक शामिल और जवाबदेह महसूस किया।

मीटिंग के बाद फॉलो-अप

• नोट्स व्यवस्थित करें और प्रगति ट्रैक करें: एक्शन आइटम को प्रगति और जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज और नियमित रूप से समीक्षा किया गया।
• निरंतर सुधार सुनिश्चित करना: एक्शन आइटम पर नियमित जांच ने चल रहे सुधार का वातावरण बनाया और टीम को गति बनाए रखने में मदद की।

केस स्टडी निष्कर्ष

Retrospectives को सार्थक और कार्रवाई योग्य बनाने पर बढ़ा हुआ फोकस ने उन्हें निरंतर सुधार के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण में बदल दिया।

उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं से अंतर्दृष्टि के आधार पर अपने दृष्टिकोण को अनुकूलित करके, टीम ने न केवल अपने वर्कफ्लो में सुधार किया बल्कि Retrospective प्रक्रिया के साथ अपने जुड़ाव और संतुष्टि को भी बढ़ाया।

यह केस स्टडी रेखांकित करती है कि Retrospectives की सफलता प्रतिबद्धता, यथार्थवादी लक्ष्य-निर्धारण और सभी टीम सदस्यों की सक्रिय भागीदारी पर निर्भर करती है।

निष्कर्ष

एक सफल Retrospective फैंसी उपकरणों या फॉर्मेट पर निर्भर नहीं करती।

कुंजी है सुनना, विश्लेषण करना और प्रतिक्रिया पर कार्रवाई करना।

यह दृष्टिकोण टीम को जोड़े और प्रेरित रखता है, Retrospectives को निरंतर सुधार के लिए एक शक्तिशाली उपकरण में बदलता है।