Kanban के सिद्धांत: मूल नियम और Practices

द्वारा Abhay Talreja

4/1/2025

मेरा नवीनतम लेख - Empirical Process Control - The Key to Agile Success

Kanban एक powerful workflow management system है जो कुछ मूल सिद्धांतों पर आधारित है। इन सिद्धांतों को समझना Kanban को successfully implement करने के लिए essential है।

यह गाइड Kanban के सभी core principles और practices को विस्तार से explain करती है।

Quick Answer: Kanban के मूल सिद्धांत

Change Management Principles

Kanban की सबसे unique बात यह है कि यह existing processes को disrupt नहीं करता। ये चार principles बताते हैं कि Kanban change कैसे approach करता है।

1. जहां हैं वहीं से शुरू करें (Start With What You Do Now)

मतलब:

• Current workflow को visualize करें
• Existing processes respect करें
• Revolutionary changes avoid करें
• Incremental improvement focus

क्यों important है:

• Change resistance कम होती है
• Learning curve gentle है
• Quick wins possible हैं
• Team buy-in easier है

Practical Steps:

Example:

Current State Analysis:
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│  Request → Analysis → Dev → Test → Deploy      │
│     ↑                                           │
│     └── Start यहीं से करें, process change     │
│         करने का प्रयास न करें                   │
└─────────────────────────────────────────────────┘

2. Incremental, Evolutionary Change

मतलब:

• Small, manageable changes करें
• Measure करें, फिर adjust करें
• Big-bang transformations avoid करें
• Continuous improvement embrace करें

Evolution Pattern:

Week 1: Visualize current work
    ↓
Week 2-4: Add initial WIP limits
    ↓
Month 2: Refine based on data
    ↓
Month 3+: Advanced practices
    ↓
Ongoing: Continuous improvement

Key Characteristics:

3. Current Roles का Respect करें

मतलब:

• Job titles न बदलें initially
• Responsibilities respect करें
• Authority structures maintain करें
• Gradual role evolution allow करें

Comparison with Scrum:

Benefits:

• ✓ Lower resistance
• ✓ Faster adoption
• ✓ Existing expertise leveraged
• ✓ Political conflicts avoided

4. सभी Levels पर Leadership Encourage करें

मतलब:

• Top-down mandate नहीं
• Everyone can suggest improvements
• Distributed decision-making
• Empowerment over control

Leadership Behaviors:

Service Delivery Principles

ये principles बताते हैं कि Kanban work और customers को कैसे approach करता है।

1. Customer की Needs पर Focus करें

मतलब:

• Customer value priority
• End-to-end flow optimize करें
• Feedback loops maintain करें
• Service orientation

Customer Focus Elements:

2. Work Manage करें, Workers नहीं

मतलब:

• Focus on flow, not people
• System optimization over individual productivity
• Policies guide behavior
• Collaborative problem-solving

Shift in Perspective:

3. Policies को Regularly Review करें

मतलब:

• Rules evolve over time
• Regular policy discussions
• Data-driven adjustments
• Continuous refinement

Review Cadence:

छह Core Practices

Kanban Method में छह core practices हैं जो daily work को guide करती हैं।

Practice 1: Visualize (Work को दृश्यमान बनाएं)

Purpose:

• Invisible work visible बनाएं
• Shared understanding create करें
• Problems surface करें
• Communication improve करें

Essential Elements:

Example Board:

┌──────────┬──────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│ Backlog  │ Analysis │   Dev    │  Test    │   Done   │
│          │  WIP: 3  │  WIP: 5  │  WIP: 3  │          │
├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│  [Card]  │  [Card]  │  [Card]  │  [Card]  │  [Card]  │
│  [Card]  │  [Card]  │  [Card]  │          │  [Card]  │
│  [Card]  │          │  [Card]  │          │          │
│  [Card]  │          │          │          │          │
└──────────┴──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘

Visualization Best Practices:

• Work types color-code करें
• Blocked items highlight करें
• Age indicators use करें
• Dependencies show करें

Practice 2: Limit Work in Progress (WIP)

Purpose:

• Focus improve करें
• Multitasking reduce करें
• Bottlenecks expose करें
• Flow optimize करें

WIP Limit Benefits:

Setting Initial WIP Limits:

Formula: Team members + 1 या 2

Example:
- 5 developers
- Initial WIP = 5-7 items in "Development" column

WIP Limit Adjustment:

Practice 3: Manage Flow (प्रवाह प्रबंधित करें)

Purpose:

• Work smoothly move होना चाहिए
• Bottlenecks identify और address करें
• Lead time reduce करें
• Predictability improve करें

Flow Metrics:

Flow Analysis:

Healthy Flow:
[Card] → [Card] → [Card] → [Card] → Done
   ↓        ↓        ↓        ↓
 Smooth   Smooth   Smooth   Smooth

Unhealthy Flow:
[Card] → [Card][Card][Card] → [Card] → Done
   ↓              ↓               ↓
 Smooth      Bottleneck!       Waiting

Bottleneck Resolution:

1. Identify - Board पर कहां cards accumulate हो रहे हैं?
2. Analyze - Root cause क्या है?
3. Address - Solution implement करें
4. Monitor - Improvement track करें

Practice 4: Make Policies Explicit (नीतियां स्पष्ट करें)

Purpose:

• Shared understanding ensure करें
• Consistent decisions enable करें
• Conflicts reduce करें
• Expectations clarify करें

Common Policies:

Policy Documentation:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│              Board Policies                 │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ ✓ Pull from right to left (finish first)   │
│ ✓ WIP limits are firm, not guidelines      │
│ ✓ Blocked items get red tag                │
│ ✓ Daily standup at 9:30 AM                 │
│ ✓ Review WIP limits monthly                │
└─────────────────────────────────────────────┘

Practice 5: Implement Feedback Loops

Purpose:

• Learning enable करें
• Improvements identify करें
• Course corrections allow करें
• Alignment maintain करें

Kanban Cadences (Common Feedback Loops):

Effective Standups:

Focus on the Board, Not People:

❌ "John, आपने कल क्या किया?"
✓ "यह card 3 दिन से In Progress में है - क्या blockers हैं?"

❌ "सबको बताओ अपना status"
✓ "Right to left, कौन से items move हो सकते हैं?"

Practice 6: Improve Collaboratively (सहयोगात्मक सुधार करें)

Purpose:

• Team-driven improvements
• Shared ownership
• Sustainable change
• Continuous learning

Improvement Approaches:

Improvement Cycle:

    ┌─────────────┐
    │  Observe    │
    └──────┬──────┘
           ↓
    ┌─────────────┐
    │  Analyze    │
    └──────┬──────┘
           ↓
    ┌─────────────┐
    │  Experiment │
    └──────┬──────┘
           ↓
    ┌─────────────┐
    │   Learn     │
    └──────┬──────┘
           ↓
    ┌─────────────┐
    │   Repeat    │
    └─────────────┘

Experiment Template:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│             Improvement Experiment          │
├─────────────────────────────────────────────┤
│ Hypothesis: अगर हम WIP limit 5 से 4        │
│             करते हैं, तो cycle time         │
│             reduce होगा                      │
│                                             │
│ Duration: 2 weeks                           │
│                                             │
│ Metrics:                                    │
│   - Cycle time (before/after)               │
│   - Throughput (before/after)               │
│   - Team feedback                           │
│                                             │
│ Decision: Keep, adjust, or revert           │
└─────────────────────────────────────────────┘

Practical Implementation

Implementation Roadmap

Phase 1: Foundation (Week 1-2)

Phase 2: Adoption (Week 3-4)

Phase 3: Optimization (Month 2+)

Board Design Guide

Simple Board:

| Backlog | In Progress | Done |

Standard Board:

| Backlog | Analysis | Development | Testing | Done |

Advanced Board:

| Backlog | Selected | Analysis | Dev | Dev Done | Test | Test Done | Deploy | Done |

Metrics Dashboard

Essential Metrics:

सामान्य गलतियां

गलती 1: WIP Limits नहीं लगाना

Problem:

• "हम flexible रहना चाहते हैं"
• Limits के बिना Kanban = Kanban नहीं

Solution:

• किसी limit से शुरू करें
• Comfortable से थोड़ा tight
• Adjust करते रहें

गलती 2: Board को Update नहीं करना

Problem:

• Stale board = useless board
• Reality से disconnect

Solution:

• Daily updates
• Real-time अगर possible
• Team ownership

गलती 3: Bottlenecks Ignore करना

Problem:

• "Testing में हमेशा pile-up है"
• Accept कर लेते हैं बजाय fix करने के

Solution:

• Root cause analyze करें
• Systemic solutions find करें
• WIP limits use करें to highlight

गलती 4: Policies Unclear रखना

Problem:

• "Done" का मतलब सबके लिए different
• Inconsistent decisions

Solution:

• Document करें
• Board पर display करें
• Regularly review करें

गलती 5: Metrics Ignore करना

Problem:

• "हमें feelings से पता है"
• Data-driven decisions नहीं

Solution:

• Basic metrics track करें
• Trends analyze करें
• Decisions base करें data पर

निष्कर्ष

Key Takeaways

Change Management Principles:

1. जहां हैं वहीं से शुरू करें
2. Incremental changes
3. Roles respect करें
4. Leadership encourage करें

Service Delivery Principles:

1. Customer focus
2. Work manage करें, not workers
3. Policies regularly review करें

Core Practices:

1. Visualize
2. Limit WIP
3. Manage Flow
4. Make Policies Explicit
5. Feedback Loops
6. Improve Collaboratively

Action Steps

आज करें:

• Current workflow map करें
• एक simple board बनाएं

इस हफ्ते करें:

• WIP limits implement करें
• Basic policies document करें

इस महीने करें:

• Daily standups शुरू करें
• Metrics tracking शुरू करें
• First retrospective करें

याद रखें

Kanban simple है, लेकिन easy नहीं है। Principles समझना first step है, consistently apply करना real challenge है।

Practice करते रहें, improve करते रहें, और results आएंगे।

आगे पढ़ें